РЕГЛАМЕНТ
службы «одно окно» Полоцкого районного исполнительного комитета

Настоящий Регламент определяет порядок работы с заявлениями граждан по осуществлению административных процедур службой «одно окно» Полоцкого районного исполнительного комитета (далее - служба).

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Служба в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь и настоящим Регламентом.

2. Служба подотчетна управляющему делами  Полоцкого райисполкома.

3. Организация делопроизводства, контроль за соблюдением законодательства службой возлагается на управляющего делами райисполкома.

4. Служба имеет штамп регистрации входящей корреспонденции, штамп регистрации исходящей корреспонденции, штамп для удостоверения копий документов.

5. Основные термины, применяемые в настоящем Регламенте, и их определения:

5.1. административная процедура – понятие применяется в соответствии с определением, указанным в пункте 1 статьи 1 Закона  Республики Беларусь «Об основах административных процедур»  (далее - Закон».

5.2. заинтересованное лицо - гражданин Республики Беларусь, иностранный гражданин или лицо без гражданства, обратившееся (обращающиеся) за осуществлением административной процедуры;

5.3. заявление заинтересованного лица – письменное или устное обращение заинтересованного лица  в райисполком за осуществлением административной процедуры;

5.4. входящие     документы - документы и (или) сведения,
представляемые заинтересованным лицом для осуществления
административной процедуры;

5.5. исходящие документы - документы и (или) сведения, направляемые заинтересованному лицу, управлениям и отделам райисполкома;

5.6. запрашиваемые документы -  документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, запрашиваемые службой путем:

направления запроса телефонограммой или посредством факсимильной связи с факса на факс;

направления запроса по электронной почте;

прямого доступа к организованной базе данных;

удаленного доступа к государственным регистрам, реестрам, кадастрам, спискам, каталогам, базам и банкам данных;

письменного запроса;

5.7. административное решение – понятие применяется в соответствии с определением, указанным в пункте 5 статьи 1 Закона;

5.8. административная жалоба – понятие применяется в соответствии с  определением, указанным в пункте 6 статьи 1 Закона.

ГЛАВА 2 НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СЛУЖБЫ

6. Служба создается с целью обеспечения разрыва контакта должностного лица, осуществляющего административную процедуру, и заинтересованного лица, освобождения работников структурных подразделений райисполкома от выполнения технических функций по приему заявлений, направлению запросов.

 7. Принцип «одно окно» заключается в особом режиме обработки документов, при котором заинтересованному лицу не требуется представлять документы, которые могут быть запрошены и получены самостоятельно райисполкомом, к компетенции которых относится осуществление соответствующей административной процедуры.

 8. Для получения необходимого документа заинтересованное лицо обращается в службу с заявление с приложением документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, установленных законодательством Республики Беларусь. В случае необходимости запрашиваемые документы оформляются службой самостоятельно.

 9. В службе должно быть обеспечено доброжелательное, вежливое и внимательное отношение к заинтересованным лицам.

10. На одежде специалиста службы должен быть прикреплен бейджик, содержащий информацию о его фамилии, собственном имени, отчестве и занимаемой должности.

11. Перечень административных процедур по заявлениям граждан, по которым службой осуществляется прием заинтересованных лиц, утверждается решением райисполкома.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

12. Заинтересованное лицо, обращаясь в службу, представляет:

заявление установленного (не установленного) образца;

документ, удостоверяющий его личность;

документ, подтверждающий полномочия представителя заинтересованного лица;

документы и (или) сведения, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для представления заинтересованным лицом при осуществлении соответствующей административной процедуры;

документ, подтверждающий согласие заинтересованного лица на представление по запросу документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, содержащих информацию, касающуюся заинтересованного лица и относящуюся к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, если такие документы и (или) сведения не представлены заинтересованным лицом самостоятельно;

документ, подтверждающий внесение платы, взимаемой при осуществлении административной процедуры, за выдачу запрашиваемых документов и (или) сведений, если за их выдачу законодательством предусмотрена такая плата и заинтересованное лицо не представило такие документы и (или) сведения самостоятельно.

13. Специалист службы консультирует, осуществляет прием заявления заинтересованного лица с прилагаемыми документами, проверяет наличие, полноту и правильность заполнения установленных форм входящих документов, при необходимости свидетельствует верность копий прилагаемых документов.

14. Регистрация заявления заинтересованного лица осуществляется в день обращения с устным заявлением или подачи письменного заявления с использованием одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной.

 15. Специалист службы отказывает в принятии заявления заинтересованного лица в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 17 Закона, может отказать – в случаях, предусмотренных пунктами 2, 3 статьи 17 Закона.

16. В случае отказа в принятии заявления делается соответствующая отметка в регистрационно-контрольной форме учета заявлений граждан по административным процедурам (автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной, заинтересованному лицу разъясняется правовые основания принятого административного решения и порядок его обжалования, возвращаются представленные вместе с заявлением документы и (или) сведения.

17. Административное решение об отказе в принятии заявления заинтересованного лица принимается в письменной форме в случаях, предусмотренных абзацем 2 пункта 1 статьи 26 Закона в срок, установленный пунктом 4 статьи 17 Закона.

18. Специалист службы сообщает заинтересованному лицу о дате разрешения его заявления по существу, сроках вынесения административного решения и выясняет мнение заинтересованного лица о способе его получения (направления почтой, получения самостоятельно в службе).

19. Специалист службы выдает заинтересованному лицу регистрационную карточку службы «одно окно» (прилагается), содержащую следующие реквизиты:

дата приема;

номер регистрации заявления;

должность, фамилия, имя, отчество специалиста службы, принявшего заявление и документы;

фамилия, имя, отчество, место жительства  заинтересованного лица;

прилагаемые к заявлению документы;

номер административной процедуры; номер служебного телефона;

дата выдачи административного решения.

20. В случае необходимости оформления запроса для представления документов и (или) сведений специалист службы разъясняет заинтересованному лицу обязанность уполномоченного органа самостоятельно запрашивать документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административной процедуры, и разъясняет его право  предоставить данные документы самостоятельно.

21. Специалист службы направляет необходимые запросы для представления документов и (или) сведений в кратчайшие сроки, но не позднее пяти дней со дня подачи заявления заинтересованного лица, о чем производится отметка в соответствующей графе регистрационно-контрольной формы.

22. После получения ответа на запрос специалист службы проставляет дату его получения в соответствующей графе  регистрационно-контрольной формы. Заявление заинтересованного лица с прилагаемыми документами и сведениями, в том числе полученными по запросу, направляется  структурному подразделению райисполкома, уполномоченного осуществлять административную процедуру, для подготовки соответствующего административного решения.  Заявление направляется не позднее дня, следующего за днем регистрации заявления, ответа на запрос, о чем делается соответствующая запись в журнале учета исходящей корреспонденции.

23. Дальнейшая подготовка документов производится исполнителем административной процедуры, который является ответственным за ее осуществление.

24. Специалист службы регистрирует (указывает дату) в журнале учета входящей корреспонденции, поступившие от исполнителя (управления, отдела райисполкома) административные решения и осуществляет их выдачу в порядке, указанном в пункте  26.

25. Специалисты службы осуществляют прием заявлений заинтересованных лиц и выдачу административных решений по административным  процедурам: №№ 1.1.2., 1.1.3., 1.1.4., 1.1.9., 1.1.10., 1.1.11., 1.1.12., 1.1.14., 1.1.15., 1.1.16., 1.1.17., 1.1.23., 1.1.26., 1.3.7., 1.3.9., 1.7., 2.35., 3.11., 3.15., 3.21., 4.3., 4.5., 4.8., 4.9., 4.10., 6.1.10., 10.3., 16.16., 18.14., 18.16., 18.18., 22.8., 22.9. Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200.

26. При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещении о принятом административном  решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения.

В регистрационно-контрольной форме делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления нарочным (курьером), по почте, в  виде  электронного документа или иным способом и дата направления.

27. Специалисты службы осуществляют контроль за соблюдением сроков осуществления административных процедур.

ГЛАВА 4 УЧЕТ ЗАЯВЛЕНИЙ ГРАЖДАН

28. Учет заявлений заинтересованных лиц по административным процедурам ведется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2009 г. № 39.

29. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в службе (уполномоченном структурном подразделении райисполкома) в дела, согласно утвержденной номенклатуре, и архивируются по истечении календарного года.

30. Представление сведений по осуществлению административных процедур производится службой по поручению управляющего делами райисполкома.

ГЛАВА 5 ВЫДАЧА КОПИЙ СПРАВКИ ИЛИ ДРУГОГО ДОКУМЕНТА

31. Уполномоченное должностное лицо райисполкома, выдавшего заинтересованному лицу справку или другой документ, свидетельствует по заявлению заинтересованного лица верность копий этих справки, или другого документа, если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования верности копий таких справки или другого документа.

32. Заявление о выдаче копий справки или документа принимается службой и регистрируется в журнале установленной райисполкомом формы.

33. Заверение копий справки или другого документа, выданного по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования верности копий таких справки или другого документа.

ГЛАВА 6 ОБЖАЛОВАНИЕ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕШЕНИЯ

34. Специалист службы обязан разъяснять заинтересованному лицу порядок и сроки обжалования принятых административных решений.

35. Обжалование        административного решения сельского
исполнительного комитета производится заинтересованным лицом путем подачи письменного заявления по форме, установленной статьей 32 Закона, в службу райисполкома, других - путем направления административной жалобы государственному органу, иную организацию, вышестоящие по отношению к уполномоченному органу, принявшему административное решение, либо в государственный орган, иную организацию, к компетенции которых в соответствии с
законодательными актами относится рассмотрение таких жалоб.

36. Регистрация административных жалоб осуществляется специалистом  службы в журнале учета административных жалоб в день
подачи.

37. Журнал учета административных жалоб имеет следующий перечень реквизитов:

номер по порядку; дата поступления и индекс документа; корреспондент (Ф.И.О., место жительства, телефон); краткое содержание жалобы; резолюция руководителя (Ф.И.О. исполнителя); краткое содержание принятого решения по жалобе; дата выдачи (исходящий номер отправленного) решения по административной жалобе; дата направления административной жалобы уполномоченному органу для повторного рассмотрения заявления заинтересованного лица (заполняется в случае необходимости); отметка об исполнении решения по административной жалобе.

38. Зарегистрированная административная жалоба передается специалистом службы председателю, заместителю председателя райисполкома в соответствии с распределением их обязанностей для рассмотрения.

39. Административная жалоба в соответствии с резолюцией председателя, заместителя председателя райисполкома передается исполнителю для подготовки решения.

40. Решение по административной жалобе принимается в письменной форме, установленной статьей 40 Закона, в соответствии с пунктами 1, 2 статьи 41 Закона.  

41. Решение по административной жалобе, административная жалоба и материалы по ее рассмотрению передаются исполнителем в службу.

42. Регистрация направляемого заинтересованному лицу решения производится специалистом службы в соответствующей графе журнала учета административных жалоб.

43. Решение по административной жалобе выдается специалистом службы заинтересованному лицу либо направляется нарочным (курьером), по почте, в виде электронного документа не позднее пяти дней со дня принятия такого решения.

44. Административная жалоба рассматривается в месячный срок со дня ее подачи, если иное не установлено законодательством об административных процедурах.

ГЛАВА 7 КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СЛУЖБЫ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ

45. Контроль за работой службы осуществляется управляющим делами райисполкома.

46. За нарушения законодательства об административных процедурах и Регламента специалисты службы несут дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством.

ГЛАВА 8 ПРОГРАММНОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

47. Служба располагается в отдельном кабинете на первом этаже административного здания, в который обеспечен свободный доступ в пределах времени работы службы.

48. Рабочие места специалистов службы оснащаются персональными компьютерами, принтерами, копировально-множительной техникой, телефоном-факсом, программным комплексом «одно окно».

49. В своей работе служба использует базы данных и программы управлений и отделов райисполкома.

50. Информация о работе службы размещается в местах, обеспечивающих широкую доступность информации, в порядке, установленном пунктами 1, 2 статьи 7 Закона.

ГЛАВА 9 РЕЖИМ РАБОТЫ

51. Для службы установлен следующий режим работы приема граждан:

Понедельник, вторник, среда, четверг, пятница: с 8.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00;

Суббота, воскресенье - выходные дни.

Прием граждан с 17.00 до 20.00 в рабочие дни, а также в субботу с 9.00 до 12.00 специалистами службы «одно окно» осуществляется по предварительной записи по тел. 42-63-25.

52. Управляющим делами райисполкома обеспечивается своевременное и надлежащее выполнение функций временно отсутствующего работника службы, осуществляющего прием заинтересованных лиц, другим работником службы.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА

СЛУЖБЫ «ОДНО ОКНО»

(выдается гражданину)

«____»___________201__г.                                                 №_____

Прилагаемые к заявлению документы:

Номер административной процедуры_______________________________

Номер служебного телефона службы_______________________________

Дата выдачи административного решения___________________________